Thực hiện Kế hoạch cải cách hành chính năm 2026, UBND xã Hàm Thuận Nam đã triển khai 05 giải pháp tập trung vào những nội dung cụ thể trong tổ chức thực hiện nhiệm vụ, giải quyết thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Qua triển khai, các giải pháp đã đạt kết quả rõ nét, góp phần chuẩn hóa quy trình xử lý công việc, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ và nâng cao trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức.

Trong quá trình thực hiện, xã phân công cụ thể cơ quan, đơn vị chủ trì, xác định nội dung, tiến độ, trách nhiệm và chế độ báo cáo; gắn kết quả thực hiện với đánh giá, xếp loại và thi đua, khen thưởng.

Giải pháp 01: Tăng cường vai trò, trách nhiệm người đứng đầu và nâng cao kỷ cương hành chính

Trước khi triển khai, việc phân công nhiệm vụ chưa cụ thể, quy trình xử lý hồ sơ còn chồng chéo; thời gian giải quyết hồ sơ trung bình từ 5–7 ngày, có trường hợp trễ hạn do thiếu kiểm tra, đôn đốc.

Sau khi triển khai nguyên tắc “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm và rõ thẩm quyền, 100% công chức được giao việc cụ thể. Đối với hồ sơ đủ điều kiện, thời gian xử lý cơ bản còn 2–3 ngày. Việc ứng dụng công nghệ số và các công cụ hỗ trợ như AI góp phần rút ngắn khoảng 20–30% thời gian xử lý công việc.

Giải pháp 02: Ứng dụng chuyển đổi số và chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh

Xã đã chuẩn hóa quy trình xử lý hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh thành 05 bước: tiếp nhận – kiểm tra – xử lý – phê duyệt – trả kết quả, đồng thời tăng cường hướng dẫn và hỗ trợ người dân qua các kênh trực tuyến.

Kết quả, tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến tăng từ 82% lên 90%; tỷ lệ hồ sơ giải quyết trước hạn và đúng hạn đạt 100%, so với 98% trước đây. Đặc biệt, số lần người dân phải quay lại để bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ giảm khoảng 75%, từ 2–3 lần xuống còn 0–1 lần. Kênh hỗ trợ qua Zalo và điện thoại được duy trì 24/7, trung bình 25–30 lượt/ngày.

Giải pháp 03: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và chủ động cung cấp thông tin chính sách đối với người có công

Trong lĩnh vực người có công, xã đang quản lý 158 đối tượng thuộc 20 nhóm. Trước đây, dữ liệu còn phân tán, chủ yếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy và các tệp riêng lẻ.

Để khắc phục, Phòng Văn hóa – Xã hội xây dựng hệ thống dữ liệu số hóa tập trung, tích hợp thông tin của từng nhóm đối tượng và áp dụng mã QR trong quản lý, tra cứu, cung cấp thông tin chính sách.

Với hơn 20 trường dữ liệu cho từng cá nhân, thời gian tra cứu giảm từ khoảng 5 phút xuống còn 1 phút/trường hợp; thời gian tổng hợp số liệu, lập báo cáo giảm từ khoảng một buổi xuống còn khoảng 30 phút. Thông tin chính sách cũng được chủ động cung cấp thông qua Zalo kết hợp mã QR.

Giải pháp 04: Tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến trên môi trường điện tử

Xã chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, số hóa và xử lý văn bản đến trên môi trường điện tử. 100% văn bản đến đủ điều kiện xử lý trên môi trường điện tử, trừ văn bản mật, tài liệu có yêu cầu bảo mật và các trường hợp đặc thù.

Tính đến ngày 31/7/2026, xã đã tiếp nhận, số hóa 169 văn bản đến. Thời gian luân chuyển, xử lý văn bản được rút ngắn từ tính bằng ngày xuống còn tính bằng phút hoặc theo buổi làm việc. Việc xử lý trên hệ thống cũng giúp theo dõi trạng thái, xác định trách nhiệm của cá nhân, đơn vị và giảm thiểu tình trạng chậm trễ, thất lạc văn bản.

Giải pháp 05: Chuẩn hóa mô hình “4 xin, 4 luôn” nhằm nâng cao chất lượng giao tiếp hành chính

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công, xã triển khai mô hình “4 xin, 4 luôn”: xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép; luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ.

Mô hình được cụ thể hóa trong xử lý các tình huống thực tế như hướng dẫn hồ sơ còn thiếu, chủ động xin lỗi và giải thích khi hồ sơ trễ hạn, lắng nghe và giải thích khi người dân có bức xúc, thông tin rõ nguyên nhân và phương án xử lý khi xảy ra sự cố hệ thống.

Đồng thời triển khai mã QR tại từng quầy giao dịch để đánh giá sự hài lòng, kết hợp dữ liệu đánh giá của người dân, lãnh đạo, tự đánh giá của công chức và kết quả kiểm tra công vụ. Việc thực hiện mô hình “4 xin, 4 luôn” và chỉ số hài lòng được gắn với công tác thi đua, khen thưởng.

Tiếp tục duy trì và nhân rộng các giải pháp hiệu quả

Qua triển khai 05 giải pháp, UBND xã Hàm Thuận Nam đánh giá công tác cải cách hành chính được thực hiện đồng bộ, có trọng tâm, trọng điểm và đạt kết quả rõ nét trên nhiều lĩnh vực. Các quy trình từng bước được chuẩn hóa, minh bạch hơn; thời gian giải quyết hồ sơ và xử lý văn bản được rút ngắn; chất lượng phục vụ người dân, tổ chức được cải thiện. Các giải pháp góp phần giảm chi phí hành chính, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất lao động, tăng cường tính công khai, minh bạch và hạn chế sai sót.

Thời gian tới, xã tiếp tục duy trì và nâng cao hiệu quả các giải pháp đã triển khai; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong quản lý, điều hành; tiếp tục áp dụng các mô hình “6 rõ”, mã QR trong quản lý dữ liệu, xử lý văn bản điện tử và “4 xin, 4 luôn”; đồng thời nâng cấp hạ tầng, trang thiết bị và nâng cao kỹ năng số, kỹ năng giao tiếp cho đội ngũ cán bộ, công chức.

UBND xã tiếp tục gắn kết quả cải cách hành chính với thi đua, khen thưởng, lấy mức độ hài lòng của người dân, tổ chức làm thước đo chủ yếu để đánh giá hiệu quả công vụ, đồng thời nghiên cứu, nhân rộng những giải pháp phù hợp trong các lĩnh vực khác.

Với việc lựa chọn những nội dung cụ thể, xuất phát từ thực tiễn và gắn kết quả với trách nhiệm thực hiện, 05 giải pháp cải cách hành chính đang được triển khai tại Hàm Thuận Nam tiếp tục tạo cơ sở để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy, chất lượng giải quyết công việc và phục vụ người dân, tổ chức trên địa bàn.

Hoài Nhi